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陇东学院学生档案管理暂行规定
2009-06-15 17:28  

学生档案是学生在校学习生活情况的综合反映,是用人单位考察使用毕业生的权威资料。做好学生档案管理工作,是高校学生就业指导部门的重要工作职责。为了安全、完整、及时地管理和转递好学生档案,为学生在校评定和指导就业创造必要条件,根据《中华人民共和国档案法》有关条款,结合我院学生工作实际制订本规定。

一、院内转递

  1、每年录取的新生报到时,须按《报到须知》的要求,从生源所在地自带本人纸质档案,缴院(系)新生接待站专门人员。接收档案应查密封签是否完好并登记在册,凡未带档案和私自启封者不予报到注册。

  2、新生档案在新生编班后,经过书面登记并转交新生班班主任妥善代管。

  3、新生资格复审时,由院(系)分管学生工作的负责人(或处科辅导员)与新生班主任共同启封,并在启封处签注启封人和启封日期,以示责任,启封后要对照档案清单查清档案内容是否完整,填制《陇东学院新生资格审查登记表》,注明档案是否完整的明确处理意见。

  4、新生档案启封后,启封人负有保证学生档案完整真实的工作责任,不得抽换或遗失任何档案资料,更不得涂改档案内容。发生问题,按工作事故严肃处理。

  5、新生资格审查结束后,以院(系)为单位,将学生档案统一造册移交招生就业处。招生就业处有关科检查档案完整性,填写《陇东学院学生档案移交清册》。对缺失档案,要按工作流程及时追查。移交完成后,学生档案的管理责任从院(系)转移到招生就业处就业指导科。

二、档案借阅:

  1、院内单位因工作需要借阅和检查学生档案,应完善手续,详细填写《学生档案借阅登记册》,一般情况下,外借档案须三日内归还,并检查登记后归档。借阅档案遗失按经办责任严肃处理。

  2、查核档案须在档案室进行,不得外借。

  3、档案借阅、查核、复印及其他方式的合理使用,必须按照《档案法》规定,履行审核程序,不得私自外借、查核和复印。

  4、学生因专升本、考研、退学、转学、开除、亡故等原因造成档案流动者,都应登记注明,掌握流向,严防遗失。

  5、严禁不正当使用学生档案,发生后果,按有关法规处理。

三、档案管理应专室、专柜、分专业存放,标明检引目录,以便使用。

  1、存放条件应符合《档案法》有关规定。

  2、就业指导科是学生档案保管的责任单位,应健全岗位职责,随时查核档案保管状态,按我院学籍管理规定登记装入日常学生管理中形成的应归档资料。

  3、往届毕业生离校后遗留的代管档案,应单独分类分届存放,毕业生提取时,按规定收取代管费用。

  4、档案存放场所除了具备法规规定的条件之外,应强化日常防火、防盗和防霉等安全措施。

  5、要积极创造条件,探索用电子技术手段管理学生档案的工作,推进档案日常管理的科学化,规范化和高效化。

四、毕业转出

  1、就业指导科根据学院每年安排的毕业生离校日程,应提前通知教务处、学生处和院(系)提供归档资料,抽调专人,集中整理归档,确保毕业生离校时能做到档案自带。凡档案自带者,应在《择业通知书》有关栏目注明“档案自带”字样。

  2、毕业生档案应完整装入以下资料:毕业生登记表、大学生年度鉴定表、成绩单、教育实习成绩表、毕业论文评定表、大学生体质健康达标标准、学位审批表等。

  3、毕业生离校时因特殊情况不能自带档案者,可委托在校生转递档案或自留资费由就业科邮发档案。委托人代转档案时,应详细填写《毕业生档案委托代转登记册》,确保档案安全。  

  4、毕业生档案应按规定密封转递,自行启封造成地方人事部门不予接受者,责任自负。  

  5、毕业生档案转递和有关登记资料应妥善保管,以备查核工作责任。

  6、就业指导科要加强与地方人事部门的工作联系,随时衔接解决档案转递中出现的问题,确保不因档案问题影响毕业生就业,发生问题,追究责任并严肃处理。 

  7、就业指导科要热情周到地为学生提供与档案相关的服务工作。

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